Datenschutz in Unternehmen – mehr als nur ein Nebenprojekt

Datenschutz und die Bedeutung für Unternehmen
EU-DSGVO – Die Verordnung, die alles veränderte
Welche Konsequenzen hat die Nichteinhaltung der DSGVO?
Unternehmen ziehen gemischte Bilanz
Die Rolle des Datenschutzsicherheitsbeauftragten
Ist die Berufung eines DSB verpflichtend für Unternehmen?
Was heißt „Datenschutzmanagement“ für Unternehmen?
Wie unterstützt eine Software beim Datenschutz-Management?
Datenschutzmanagement mit INPRIVE® von CONTECHNET
Datensicherheit mit einem ISMS

Datenschutz betrifft Privatpersonen und Organisationen gleichermaßen. Er regelt und schützt Personen vor unkontrollierter und unrechtmäßiger Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Das stellt auf der anderen Seite Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen.

Allerdings ist das Problem hausgemacht. Über viele Jahre wurde sorglos und willkürlich mit personenbezogenen Daten gearbeitet und diese nicht selten unrechtmäßig verwendet, gespeichert oder weitergegeben.

Die über viele Jahre sich zahllos angehäuften Fälle von Datenmissbrauch und unautorisierter Datenverarbeitung haben die Datenschützer der EU zum Handeln gezwungen, was zur Einführung der strengen EU-Datenschutz-Grundverordnung führte. 

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die in der EU am 25. Mai 2018 in vollem Umfang in Kraft trat, ist eine umfassende Regelung zum Schutz personenbezogener Daten in der Europäischen Union. Sie stärkt die Rechte der Individuen hinsichtlich ihrer Daten und legt strenge Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen und Organisationen fest.

Neben den Grundsätzen für die Verarbeitung personenbezogener Daten (Artikel 5) haben besonders die Artikel 15 – 21 große Tragweite für Organisationen. Sie regeln die Rechte von Betroffenen, etwa das Recht auf Auskunft, die Berichtigung und Löschung von Daten, das Erfordernis einer klaren und expliziten Einwilligung zur Datenverarbeitung und die Pflicht zur Meldung von Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden. 

Für Unternehmen bedeuteten diese Rechte erhebliche Veränderungen: Sie mussten umfangreiche Anpassungen an ihren Datenschutzpraktiken vornehmen, einschließlich der Implementierung neuer Prozesse zur Datenverarbeitung, der Ernennung von Datenschutzbeauftragten und der Einführung technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Datensicherheit.

Diese Maßnahmen führten zu einer verstärkten Sensibilisierung für Datenschutzthemen und einem höheren Maß an Transparenz und Verantwortlichkeit im Umgang mit personenbezogenen Daten in Organisationen.

Die Nichtbeachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) kann für Unternehmen erhebliche rechtliche, finanzielle und reputationsbezogene Konsequenzen haben. Hier sind einige Beispiele:

1. Bußgelder: Die DSGVO sieht empfindliche Geldstrafen vor, die je nach Verstoß bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4% des weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres betragen können. Ein bekanntes Beispiel ist die Geldstrafe von 50 Millionen Euro, die Google 2019 von der französischen Datenschutzbehörde CNIL auferlegt wurde, wegen Verstoßes gegen die Transparenz- und Informationspflichten der DSGVO.
2. Rechtliche Schritte und Schadensersatzforderungen: Personen oder Gruppen, deren Datenschutzrechte verletzt wurden, können Schadensersatzansprüche geltend machen. Unternehmen können auch mit Klagen konfrontiert werden, die zu zusätzlichen Kosten führen können, sowohl in Form von finanziellen Entschädigungen als auch durch Prozesskosten.
3. Reputationsverlust: Datenschutzverletzungen können das Vertrauen der Kunden und anderer Stakeholder in das Unternehmen erheblich beeinträchtigen. Dies kann langfristige Auswirkungen auf die Markenreputation und das Kundenvertrauen haben. Ein Beispiel ist der Fall von Facebook und Cambridge Analytica, der zu einem starken Vertrauensverlust und erheblichen Rufschäden führte.
4. Anordnungen und behördliche Maßnahmen: Datenschutzbehörden können Anordnungen erlassen, die das Unternehmen zur Einhaltung der DSGVO zwingen. Dies kann die Einführung neuer Datenschutzrichtlinien und -praktiken erfordern, die mit Kosten und administrativem Aufwand verbunden sind.
5. Betriebliche Einschränkungen: In schwerwiegenden Fällen kann eine Datenschutzverletzung dazu führen, dass das Unternehmen bestimmte Datenverarbeitungsaktivitäten einstellen oder einschränken muss, bis die Einhaltung der DSGVO gewährleistet ist. Dies kann zu Produktionsunterbrechungen oder anderen betrieblichen Problemen führen.

Fast sechs Jahre nach Einführung der EU-DSGVO ziehen viele Unternehmen eine gemischte Bilanz. Während der Datenschutz in der Praxis zu erheblichen Herausforderungen führt, bringt er auch positive Effekte mit sich. 

Laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom Ende 2023 empfinden viele Unternehmen die DSGVO als Hemmnis für Innovationen und Wettbewerbsfähigkeit. Hohe administrative Anforderungen und Rechtsunsicherheit bei der Auslegung der Regeln erschweren die Umsetzung. 

Gleichzeitig hat die DSGVO aber auch zu einem gestiegenen Bewusstsein für den Schutz personenbezogener Daten und zu einer höheren Datensicherheit geführt. Dies stärkt das Vertrauen der Kunden und schafft Wettbewerbsvorteile im internationalen Geschäft​ (Quelle: bitkom.de).

Ein Datenschutzsicherheitsbeauftragter (DSB) spielt eine zentrale Rolle in Organisationen, indem er sicherstellt, dass alle Datenschutzvorschriften eingehalten werden. Der DSB kann intern aus den Reihen der Mitarbeiter ernannt oder extern als Dienstleister gestellt werden. Seine Aufgaben umfassen die Überwachung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen, die Schulung und Sensibilisierung von Mitarbeitern, die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen sowie die Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden.

Die Rolle des DSB ist keine leichte. Er oder sie muss das relevante Wissen aufgrund sich ändernder gesetzlicher Rahmenbedingungen und technologischer Entwicklungen fortlaufend auf dem neuesten Stand halten. Gleichzeitig geht mit der Rolle des Datenschutzbeauftragten die Erwartungshaltung einher, dass Datenschutzrisiken zuverlässig identifiziert und bewertet sowie die Implementierung geeigneter Schutzmaßnahmen abgeleitet werden. Darüber hinaus muss der Datenschutzbeauftragte sicherstellen, dass Datenschutzverletzungen gemeldet und effektiv behandelt werden, um mögliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen für Unternehmen zu vermeiden. 

Ein Datenschutzbeauftragter ist für Unternehmen in der Europäischen Union unter bestimmten Bedingungen verpflichtend. Diese Verpflichtungen sind in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beziehungsweise im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgelegt. Ein Datenschutzbeauftragter ist notwendig, wenn:

Öffentliche Stellen und Behörden: Jede öffentliche Stelle oder Behörde (mit Ausnahme von Gerichten, die im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit handeln) muss einen Datenschutzbeauftragten benennen.

Kernaktivitäten des Unternehmens:

• Wenn die Kerntätigkeit des Unternehmens in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht, die eine regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen in großem Umfang erfordern.
• Wenn die Kerntätigkeit des Unternehmens in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten gemäß Artikel 9 oder von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gemäß Artikel 10 besteht.

Unternehmensgröße:

• Ein Datenschutzbeauftragter ist gemäß §38 BDSG erforderlich, wenn ein Unternehmen regelmäßig und systematisch personenbezogene Daten von mindestens 20 Personen verarbeitet. Diese Zahl kann jedoch je nach nationaler Gesetzgebung variieren.

Es ist wichtig zu beachten, dass auch wenn ein Unternehmen nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, es dennoch sinnvoll sein kann, einen solchen zu haben, um die Einhaltung der DSGVO und den Schutz der Daten sicherzustellen. 

Unter Datenschutzmanagement versteht man die systematische Planung, Umsetzung und Überwachung von Maßnahmen, die darauf abzielen, personenbezogene Daten innerhalb eines Unternehmens zu schützen und den gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz gerecht zu werden. Dies umfasst mehrere Komponenten:

1. Richtlinien und Verfahren: Entwicklung und Implementierung von Datenschutzrichtlinien und -verfahren, die den Umgang mit personenbezogenen Daten regeln und sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
2. Datensicherheitsmaßnahmen: Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff, Missbrauch, Verlust oder Zerstörung. Dazu gehören Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.
3. Mitarbeiterschulungen: Regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungen der Mitarbeiter im Hinblick auf Datenschutzbestimmungen und den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten.
4. Datenschutzbeauftragter: Ernennung eines Datenschutzbeauftragten, der die Einhaltung der Datenschutzvorschriften überwacht und als Ansprechpartner für datenschutzrechtliche Fragen innerhalb des Unternehmens und gegenüber Aufsichtsbehörden fungiert.
5. Dokumentation und Nachweisführung: Dokumentation aller datenschutzrelevanten Prozesse und Entscheidungen, um die Einhaltung der Datenschutzvorschriften nachweisen zu können. Dies umfasst das Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten und die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen.
6. Überprüfung und Anpassung: Regelmäßige Überprüfung der Datenschutzmaßnahmen und Anpassung an neue gesetzliche Anforderungen oder technische Entwicklungen.

Ein effektives Datenschutzmanagement hilft Unternehmen nicht nur, rechtliche Risiken zu minimieren und Bußgelder zu vermeiden, sondern trägt auch dazu bei, das Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitern zu stärken und die Reputation der Organisation zu schützen.

Eine Datenschutz-Software stellt ein strukturiertes Framework für die Umsetzung der Vorgaben der EU-DSGVO bereit. Sie erleichtert Datenschutzbeauftragten die Dokumentation des Datenschutzes innerhalb eines Unternehmens.

Datenklassifizierung und -inventarisierung: Die Software hilft dabei, personenbezogene Daten zu identifizieren, zu klassifizieren und ein umfassendes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu erstellen. Dies ist essenziell, um einen Überblick über alle gespeicherten Daten zu haben und sicherzustellen, dass die Verarbeitung transparent und nachvollziehbar ist.

Einwilligungs- und Rechte-Management: Sie erleichtert die Verwaltung von Einwilligungen der betroffenen Personen und unterstützt die Erfüllung der Betroffenenrechte, wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit. Dies ist besonders wichtig, da die DSGVO strikte Vorgaben für die Einwilligung und die Bearbeitung von Anfragen der Betroffenen macht.

Risikobewertung und Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Datenschutz-Management-Software kann Risiken im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten bewerten und automatisierte oder geführte Datenschutz-Folgenabschätzungen durchführen. Dies hilft, potenzielle Datenschutzverletzungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung zu ergreifen.

Dokumentation und Nachweisführung: Die Software unterstützt bei der lückenlosen Dokumentation aller datenschutzrelevanten Prozesse und Maßnahmen. Dies ist wichtig, um im Falle von Prüfungen durch Aufsichtsbehörden oder im Falle von Datenschutzvorfällen die Einhaltung der DSGVO nachweisen zu können.

Meldung von Datenschutzverletzungen: Im Falle einer Datenschutzverletzung unterstützt die Software bei der fristgerechten Meldung an die Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen, indem sie standardisierte Prozesse und Vorlagen bereitstellt. Dies hilft, die gesetzlichen Anforderungen innerhalb der vorgegebenen 72-Stunden-Frist zu erfüllen.

Ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) ist ein wesentliches Instrument zur Gewährleistung der Datensicherheit im Rahmen des Datenschutzes. Es bietet einen systematischen Ansatz, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von personenbezogenen Daten zu schützen und gleichzeitig die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. 

Das ISMS umfasst Richtlinien, Verfahren und Kontrollen, die darauf abzielen, Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu managen. Durch regelmäßige Audits und kontinuierliche Verbesserungsprozesse stellt ein ISMS sicher, dass Datensicherheitsmaßnahmen stets aktuell und effektiv sind. Darüber hinaus fördert es die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten, was zur Minimierung von Sicherheitsvorfällen beiträgt. Insgesamt schafft ein ISMS eine robuste Grundlage für den Schutz sensibler Daten und stärkt das Vertrauen in die Datensicherheitspraktiken eines Unternehmens.

INDITOR® unterstützt Sie optimal bei der Einführung diverser Branchenstandards, wie zum Beispiel eines ISMS gemäß DIN EN ISO/IEC 27001 oder dem BSI IT-Grundschutz. 

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